Thursday, October 14, 2010

PENGENDALIAN MESYUARAT

1. Tentukan tujuan mesyuarat .

2. Persediaan sebelum mesyuarat :

a)      Pengerusi :
                        -Bincang dengan Naib Pengerusi dan Setiausaha .
                        -Sediakan aluan dan tujuan mesyuarat .

b)      Setiausaha :
                         -Tetapkan tarikh dan tempat (Bincang dengan Pengerusi)
                         -Tentukan agenda
                         -Mengeluarkan notis mesyuarat ( tiga hari sebelum)
                         -Menyediakan minit mesyuarat lepas .

c)      Bendahari :
                        -Menyediakan laporan kewangan .
                        -Buat semakan kewangan .
                        -Kemaskini buku rekod pungutan wang .


3. Agenda :

3.1 :Aluan Pengerusi
3.2 :Membentang minit mesyuarat lepas
3.3 :Perkara berbangkit
3.4 :Laporan kewangan
3.5 :Laporan ahli mesyuarat (agenda khas)
3.6 :Hal-hal lain
3.7 :Ucapan penangguhan                                   

-Ahli mesyuarat yang mengendalikan mesyuarat ialah pengerusi (ketua) .
-Kedudukan dalam mesyuarat
-Setiausaha dan Penolong Setiausaha sebagai pencatat mesyuarat .


AGENDA

1. Aluan Pengerusi

-Ucap selamat
-Mengalukan kehadiran ahli
-Meyatakan tujuan mesyuarat

2. Membentang dan mengesah minit mesyuarat yang lepas

-Setiausaha membentang
-Syor ahli baca minit mesyuarat
-Pengerusi membenarkan ahli jika terdapat pindaan pada minit mesyuarat
-Pengerusi mencadangkan agar minit disahkan

3. Perkara berbangkit

-Jika ada mesti dibincang dan dibuat keputusan untuk tindakan .

4. Laporan kewangan

-Bendahari membentang laporan kewangan terkini
-Syor ahli teliti penyata yang dibekalkan

5. Laporan ahli

-Agenda khas jika ada

6. Hal-hal lain

-Bincang dan putuskan (jika ada)

Langkah-langkah selepas mesyuarat
  1. Pengerusi :Ingatkan ahli agar laksanakan tindakan seperti yang diputuskan jemaah jawatan kuasa     sewaktu mesyuarat .
  2. Setiausaha :Sediakan minit mesyuarat dan serahkan pada pengerusi dan penasihat.
  3. Ahli-ahli  :Laksanakan tindakan seperti dalam mesyuarat .

1 comment: